La satanización del (e)mail

Entre los defensores de la productividad y el GTD es común satanizar el mail (o más concretamente, la bandeja de entrada) como lista de tareas … no estoy de acuerdo. No al menos como lista de tareas inmediatas o a resolver en dos o tres días.

Yo creo que ellos mismos, esos gurús del GTD a los que me encanta leer ¡ojo!, han hablado en ocasiones de "zero inbox" como técnica para acabar al día con las cosas que se piden por email. Al final del día no te deben quedar mails por responder (cuando diriges una empresa con clientes internacionales esto se complica … pero bueno, esa es otra historia).

Está claro que el email no es un gestor de tareas ni un archivo de adjuntos, lo adecuado cuando llega un mail con adjuntos es tener una idea clara de dónde almacenar dicho adjunto –una buena estructura de carpetas–. Y si borras el adjunto tras guardarlo, tu buzón disminuirá y si has de recuperarlo y tienes copia de los archivos y de los mails … éstas serán más manejables y más organizadas. Y el proceso de regeneración de la base de datos mejor.

También está claro que si te dejas en la bandeja de entrada un mail de una cosa que has de hacer dentro de tres meses … nunca conseguirás vaciarla. Así que en ese caso anotar la tarea en un gestor de tareas o proyectos, en el CRM, etc. nos permitirá controlar la situación (saber que he de hacer algo en una fecha) y vaciar la bandeja.

Pero no se puede pretender que cosas que tienes que responder ese día las anotes antes en un gestor de tareas, porque la tarea se escribe por sí misma. Si te piden una serie de papeles que has de enviar cuando puedas para que no falten, pero no hay una fecha límite para ello –cuanto antes mejor, pero no hay una fecha límite real– pienso que no hace falta que te crees una tarea … lo dejas en la bandeja de entrada y lo atiendes en cuanto puedas tras cosas que sí has de resolver en un momento … y a medida que vas resolviendo vas archivando los mails.

Que sí, que un sistema de tickets puede ser más adecuado: tareas, fechas previstas … pero si se reciben muchos mails (y eso es algo que tenemos que mejorar en general, la cantidad de mails) la solución de doblar el trabajo pasando los mails a la lista de tareas creo que no lo hace ni más cómodo ni más fácil.

Así que un poco de flexibilidad … y mucha concentración con lo que se hace en cada momento. Cuando friegues los platos, friega los platos.